第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《中华人民共和国教育部令第41号》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制订本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、学院和相关职能部门密切配合的管理制度。

学生工作处学生档案室（下称学生档案室）归口管理国家计划招收的具有我校正式学籍并接受普通高等学历教育的学生的档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校学生档案的管理工作；各二级学院按照相关规定对在校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交；学校相关部门和单位根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、移交等工作。

第四条 学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 学生档案材料的收集与整理

第五条 新生入学一个月内，部分新生档案由学生本人带往各二级学院，个别地区将档案邮寄至招生办，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：

（一）入学材料：一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料、广州番禺职业技术学院新生入学登记表。

（二）毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书、广州番禺职业技术学院学业成绩表等材料。

（三）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、十佳标兵、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

（四）.处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料及解除处分材料。

 （五）组织材料：入团的申请书、志愿书，自传等材料。

（六）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章 学生档案材料的归档和移交

第六条 学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定：

（一）新生中学期间形成的档案材料由所在二级学院负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由招生部门负责分解移交至二级学院，由二级学院进行整理归档。

（二）由二级学院对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，移交学生档案室，集中规范管理。

（三）学生档案室应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈给各二级学院。发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催交补齐。

（四）各相关部门应支持二级学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第五条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。

（五）相关部门应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交学生档案室立卷归档，由学生档案室及时整理、立卷、归档。

第七条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第八条 学生档案移交时，应填写《广州番禺职业技术学院学生档案转交清单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。　　

第四章 学生档案的转递

第九条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，教务处应及时通知学生档案室办理档案转递手续。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后寄送、转递，学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第十条 学生转学（转入和转出）、校内转专业、延期毕业的，教务处应当及时将学生异动情况通知学生档案室，学生档案室应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第十一条 毕业生档案的转递，由学生档案室负责，二级学院配合，按以下规定进行：

（一）符合毕业正常派遣条件的毕业生档案，由学生档案室依据报到证所示主管单位将其档案寄送至生源所在地人事部门代管。

（二）专升本等继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。

（三）申请暂不派遣的毕业生档案由学校暂为保管，待期满或学生申请派遣时将档案转递至相关接收单位。

（四）毕业生应在毕业后半年内向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向学生档案室反映，查询处理。

第十二条 出国（出境）学习或主动申请退学的学生，其档案由学生档案室根据学校教务处提供的学生名单，按规定档案由学校退回其家庭所在地。

第十三条 退学、被开除学籍的学生，其档案按规定档案由学校退回其家庭所在地。

第十四条 因故失踪、死亡的学生，其档案由学生档案室集中保管。

第十五条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成遗失的，学生档案室应及时协调处理并采取相应补救措施。　　

第五章 学生档案的使用

第十六条 从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、导师等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明，并经所在部门主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定办理登记手续。

档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第十七条 学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并经所在部门主管负责人审批同意。

学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第十八条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十九条 学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经所在学院辅导员老师批准后，由档案管理人员按规定办理。

由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。　　

第六章 学生档案的管理和检查

第二十条 学生档案属于需妥善保管的内部文件。相关部门要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。

学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。

第二十一条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，学生档案室要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十二条 凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。　　

第七章 附 则

第二十三条 本办法适用于具有我校正式学籍并接受普通高等学历教育的学生的档案管理。

第二十四条 本办法自发布之日起试行，由学校学生工作处负责解释。